Adjoint de direction – Poste permanent non syndiqué ouvert à Montréal
Sous l’autorité du président et chef de la direction, l’adjoint de direction assiste ce dernier en fournissant le support administratif nécessaire au bon fonctionnement des activités reliées à la présidence.
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Description des fonctions
- > Assiste le président et chef de la direction dans la gestion de certains dossiers
- > Assure la liaison avec les gestionnaires de la Société et d’autres ministères ou organismes, au nom du président et chef de la direction, s’assure du suivi des échéanciers.
- > Assure le suivi des dossiers reçus au bureau de la présidence et les transfère aux gestionnaires concernés, à la demande du président, pour suivi approprié, effectue des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés.
- > Tient l’agenda du président et chef de la direction : fixe et confirme les rendez-vous, les rencontres et les déplacements, s’assure de sa présence aux divers événements locaux et internationaux, anticipe la rédaction de discours si nécessaire ou d’un message à publier et assure la coordination avec la direction des communications et les directions générales
- > Organise les déplacements du président et chef de la direction, en respectant les politiques et règles en vigueur
- > Développe des outils de gestion et des méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant l’amélioration et l’efficacité de la gestion du bureau de la présidence
- > Exécute des recherches, compile des données et prépare des documents à la demande du président et chef de la direction
- > Effectue le suivi de la correspondance et de la rédaction des lettres du président du conseil d’administration
- > Assure les communications du bureau de la présidence, effectue le suivi de la rédaction des mots et lettres pour le président et chef de la direction ainsi que de l’ordre du jour et des suivis des réunions du comité de direction
- > Effectue le traitement des comptes de dépenses du président et chef de la direction et en assure le suivi
- > Révise les documents soumis par les directions pour autorisation et signature du président et chef de la direction, ainsi que tout document destiné au ministre
- > Répond au téléphone, détermine la nature des affaires à traiter, établit les priorités et fournit l’aide appropriée
- > Accueille les visiteurs
- > S’assure du classement et de l’archivage des dossiers sous la responsabilité du bureau de la présidence
Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son gestionnaire immédiat.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas de la liste complète et détaillée des tâches et responsabilités.
Exigences
Formation
>Diplôme d’études collégiales en bureautique Expérience préalable dans l’emploi
Sept (7) ans et plus d’expérience pertinente à titre d’adjoint administratif ou secrétaire de direction.
Autres connaissances
- > Excellente connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française
- > Excellente connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
- > Maîtrise des logiciels de la Suite Office
- > Excellente connaissance du fonctionnement de l’appareil gouvernemental
- > Bonne connaissance du milieu culturel Habiletés et compétences
- > Discrétion
- > Capacité à travailler sous pression
- > Bonne capacité à interagir avec la clientèle
- > Excellent sens de l’organisation
Le candidat retenu devra réussir les tests de validation de connaissances. Pour consulter nos avantages, visitez notre page Emplois à l’adresse suivante : http://www.sodec.gouv.qc.ca/emplois/avantages/.
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service avant minuit, le dimanche 18 novembre 2018, à l’adresse suivante : recrutement@sodec.gouv.qc.ca.
La Société applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
La Société remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Les candidatures qui répondent aux exigences de l’emploi en termes de formation et d’expérience seront prioritairement évaluées.
L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire
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