Offre d’emploi - Le BCTQ recherche un(e) Coordonateur(trice) à l'administration

Le BCTQ est présentement à la recherche d’un(e) Coordonateur(trice) à l’administration

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Joignez-vous à notre équipe passionnée! Le Bureau du cinéma et de la télévision du Québec (BCTQ) est à la recherche d’une personne dynamique, proactive et rigoureuse, possédant un intérêt marqué pour le milieu du cinéma et de la télévision afin d’appuyer l’organisation dans sa mission et ses activités.

Le BCTQ est un organisme à but non lucratif qui contribue au développement et à la compétitivité du Québec comme centre de production de calibre international; d’une part, en faisant la promotion du Québec à l’étranger et en accueillant les productions étrangères au Québec et d’autre part, en soutenant le développement et la croissance des entreprises du milieu par la consultation, la concertation et le rassemblement de celles-ci au sein de la Grappe audio-visuelle.

Vous ferez équipe avec la direction générale, en lui apportant votre soutien administratif et en l’appuyant dans la gestion quotidienne du BCTQ. Vous serez également responsable d’assurer le suivi de divers dossiers et comités ainsi que de veiller à la gestion et l’archivage des données et dossiers du BCTQ. Finalement, vous assurerez la coordination et l’organisation des événements de réseautage et de financement du BCTQ.

Gérer les calendriers, organiser et programmer les réunions et les rendez-vous et différentes rencontres pour les membres de l’équipe;
Coordonner et assurer la préparation des réunions (réunions d’équipe, chantiers, comités, rencontres du conseil d’administration, assemblée générale et autres réunions) incluant la logistique ainsi que préparer et réviser les documents y afférents: rapports d’activités, plan stratégique, présentations diverses, plans d’action, lettres officielles, etc;
Gérer les achats et commandes de fournitures pour le bureau, locaux, fournisseurs de service, traiteurs pour événements, recyclage, etc;
Superviser l’organisation, la logistique et les inscriptions aux événements de réseautage,conférences, webinaires, etc… organisés par le BCTQ dont la soirée-bénéfice, s’il y a lieu;
Préparer les comptes de dépenses en temps voulu et assurer le suivi des reçus manquants;
Organiser les arrangements de voyage et la logistique (avion, hôtel, voiture, etc.) des déplacements, voyages et missions au Québec et à l’étranger de l’équipe du BCTQ et des membres;
Assurer la réception et le suivi des appels, des courriels, du courrier et les envois postaux;
Maintenir le système de classement bien organisé, pour les documents physiques et électroniques ainsi que le suivi de la facturation et des comptes à payer en apportant le soutien aux activités comptables;
Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou autre formation jugée pertinente
Posséder au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire
Bonne connaissance de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
Avoir un esprit méthodique, savoir gérer les priorités et respecter les délais imposés
Capacité à bien comprendre et respecter les protocoles de chacune des instances (gouvernementales et privées)
Connaissance du secteur du divertissement et/ou culturel (un atout)
Sens de l’organisation et des priorités
Capacité de travailler sur plusieurs demandes à la fois dans un environnement changeant
Polyvalence, autonomie, initiative
Discrétion et minutie
Bon esprit d’équipe et aisance dans les relations interpersonnelles
Temps plein (37,5 heures/semaine) avec un horaire flexible ou temps partiel 2 jours semaine.
Lieu de travail : Vieux-Montréal et en télétravail
Date d’entrée en fonction : immédiat
Rémunération : à discuter selon expérience
4 semaines de vacances (horaire d’été et fermeture du bureau pendant les fêtes), assurances collectives, apport de l’employeur aux REER collectifs