Offre d’emploi – Le GTAAQ recherche un(e) Coordonnateur(trice) à l’administration et aux opérations

Le Groupe de Travail sur l’avenir de l’audiovisuel au Québec est présentement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) à l’administration et aux opérations – Mandat de 9 mois

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Le Groupe de Travail sur l’avenir de l’audiovisuel au Québec (GTAAQ), est un groupe indépendant mandaté par le Ministre de la Culture et des communications du Québec dont le mandat est de réviser le financement et le fonctionnement de la production audiovisuelle au Québec.  Le GTAAQ est à la recherche d’une personne expérimentée pour assurer le soutien administratif et opérationnel ainsi que la coordination des travaux du groupe. 

Vous êtes une personne organisée, fiable, autonome, d’une discrétion absolue et dotée d’une grande capacité à travailler sous pression? LE GTAAQ cherche un.e coordonnateur.trice à l’administration et aux opérations pour la durée de ses travaux. Les personnes ayant travaillé dans des postes de coordination de production sont bienvenues.

Au cours de ce mandat d’une durée de 9 mois, vous aurez à soutenir administrativement les membres du groupe dans tout ce qui concerne la planification administrative, les correspondances internes et externes, la gestion d’agendas, ainsi que l’organisation des réunions, rencontres et déplacements. Vous assumerez également la responsabilité de la gestion documentaire liée aux travaux du groupe.

Description de tâches 

Sous la direction de la secrétaire générale, vous effectuerez les tâches en lien avec la gestion administrative en matière de ressources humaines, financières, technologiques, matérielles et informationnelles dont :

• préparer, mettre en page, réviser et relire de la correspondance, des présentations, de brèves publications, des rapports et d’autres documents connexes (parfois à partir de notes manuscrites); 
• assurer le suivi du courrier électronique et autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services ou organismes; 
• mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du groupe; 
• assurer le classement des documents, dossiers et fichiers d’information; 
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions des membres de l’équipe; 
• commander des fournitures de bureau et en tenir l’inventaire; 
• répondre aux demandes de renseignements; 
• assurer l’accueil lors des rencontres; 
• consigner et préparer les notes des réunions et des travaux; 
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires; 
• classer informatiquement des dossiers ainsi que participer à l’archivage de documents; 
• soutenir l’administration du groupe dans les opérations en complétant divers formulaires et alimentant des bases de données; 
• former, s’il y a lieu, des membres de l’équipe en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants; 
• organiser, s’il y a lieu, des conférences (téléphoniques, visio, etc.). 

Qualifications requises et profil recherché

• Expérience d’au moins cinq ans dans un domaine pertinent à titre d’employé de soutien ou aux opérations; 
• Grande autonomie; 
• Aisance à utiliser les logiciels de la Suite Office, dont Excel et MS Project (un atout);
• Aisance à utiliser le système Outlook ;
• Grande habileté dans les relations interpersonnelles et le travail d’équipe; 
• Maîtrise du français écrit et parlé; 
• Capacité de travailler sous pression; 
• Capacité d’adaptation aux situations évolutives; 
• Souci du travail bien fait et de la précision; 
• Grande discrétion et respect de la confidentialité.

Il s’agit d’un poste temporaire qui se terminera suivant la remise du rapport par le GTAAQ. L’horaire variera selon les besoins avec un minimum de 25 heures par semaine. La rémunération est basée sur un taux horaire fixé selon les barèmes du Gouvernement du Québec.

Nous vous remercions de faire parvenir d’ici le 15 octobre 2024, votre curriculum vitae ainsi qu’une courte lettre de motivation à l’adresse infoaudiovisuel@mcc.gouv.qc.ca avec la mention COORD-ADMIN dans l’entête de votre courrier électronique.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue, seront contactées par téléphone pour une entrevue. 

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