Offre d’emploi – L’INIS recherche un(e) Adjoint(e) à la direction générale

L’INIS est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction générale

Poste permanent à temps plein, 35 heures/semaine

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Principales responsabilités

• Assurer l’organisation des rencontres initiées par la Direction générale et l’accueil des visiteurs ou invités.
• Assurer l’organisation des réunions internes initiées par la Direction générale et celles du Conseil d’administration et assurer la rédaction des procès-verbaux.
• Exécuter en toute confidentialité la production de lettres, documents et rapports, en assurer l’exactitude et ce, dans les délais prévus.
• Coordonner la réception des appels téléphoniques à l’intention de la Direction générale selon les directives établies et, au besoin, diriger les appels vers la personne/direction appropriée.
• Assurer les actions et le suivi appropriés suite à la réception de courrier dont la teneur ne commande pas l’intervention du Directeur général.
• Réviser des textes divers pour d’autres services.
• Assurer la coordination/suivi de l’agenda, organiser les déplacements d’affaires et les réunions/rencontres du Directeur général.
• Assurer un soutien de nature administrative aux opérations de la Direction, Services des finances et de l’administration (facturation, dépôts bancaires, classement, abonnements, envois aux syndicats (UDA, AQTIS) et autres tâches connexes).
• Assurer la tenue de l’inventaire de la papeterie et des cartouches d’imprimantes et de photocopieurs et procéder aux commandes appropriées.
• Assurer le remplacement à l’accueil/réception en fonction des besoins et des horaires déterminés.
• Accomplir toute autre tâche requise pour le bon fonctionnement de l’institution à la demande du supérieur immédiat.

Qualifications requises

• 10 ans d’expérience dans un poste similaire
• DEC en techniques de bureautique ou diplôme d’études universitaires pertinentes
• Discrétion
• Habiletés rédactionnelles
• Excellente connaissance du français écrit et parlé
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Connaissance des milieux du cinéma, de la télévision ou des médias interactifs, un atout
• Bonne connaissance de l’environnement Apple et des logiciels de bureautique Word, Excel, Power Point/Key Note et File Maker Pro
• Sens de l’initiative, capacité d’adaptation, autonomie et sens de l’organisation

Conditions de travail

Le poste relève du directeur général. Il s’agit d’un travail de bureau général demandant une disponibilité occasionnelle à l’extérieur des horaires normaux de travail. La rémunération sera déterminée selon la politique salariale en vigueur en tenant compte de l’expérience, des compétences et des qualifications du candidat. Entrée en fonction : dès que possible.

Les personnes intéressées sont invitées à transmettre par courriel leur CV d’ici le vendredi 29 janvier 2021, accompagné d’une lettre d’intention, à l’adresse cv@inis.qc.ca avec la mention « Adjoint(e) à la direction générale » dans le champ objet du courriel.

L’inis remercie tous les candidats de leur intérêt, mais il ne communiquera qu’avec les personnes invitées en entrevue. Dans ce texte, l’usage du masculin inclut le féminin et a pour but d’en alléger la lecture.

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