Un(e) Gestionnaire du bureau recherché(e) chez Appartement 11

Publié le 4 décembre, 2018

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Publié le 4 décembre, 2018

Catégorie(s) : Emplois

Offre d’emploi – Apartment 11 Productions est à la recherche d’un(e) Gestionnaire du bureau

*Engish version will follow

Apartment 11 conçoit et produit des émissions pour tous, populaires à l’échelle internationale, tel que Big Top Academy, Finding Stuff Out, Rank the Prank, ainsi que Prank Patrol et Mystery Hunters, qui ont tenu l’antenne pendant plusieurs années. Apartment 11 développe également des contenus numériques innovateurs, des jeux ainsi que des applications mobiles.

Fondé par Jonathan Finkelstein à Montréal, en 2000, Apartment 11 a produit plus de 400 émissions télévisuelles en format d’une demi-heure, qui ont reçu de nombreuses distinctions, dont le prix Peabody, trois Japan Prize, plusieurs Geminis (la plus haute distinction en télévision au Canada) et le prix du public aux Kidscreen Awards.

De plus, les productions d’Apartment 11 ont été mises en nomination pour un International Emmy Award et un Prix Jeunesse International.

https://www.apartment11.tv/fr/

Description du poste

Gestion du temps

• Gérer, maintenir et aider avec la gestion du temps du calendrier du président

• Coordonner les horaires, les rendez‐vous, les réservations et les préparatifs de voyage.

Organisation

• Ouvrir, trier et distribuer la correspondance entrante (courrier et les courriels) pour le président.

• Planifier, organiser et coordonner des événements spéciaux, y compris la planification des rencontres sur les marchés professionnels.

• Aider avec les outils de promotion pour Apartment 11 et ses programmes

• Gardez à jour le système de partage de fichiers en ligne (Dropbox, One note)

Communication

• Préparer et / ou modifier la correspondance interne et externe (courriels, mémos, lettres) et gérer les fichiers.

• Préparer les ordres du jour et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions.

• Participer à la préparation des présentations d’affaires.

• Répondre aux demandes de renseignements courantes au nom du président.

• Filtrer les appels téléphoniques et organiser les appels en téléconférences.

Tâches administratives

• Organiser les projections 5 à 7 et les « partys » de bureau

• Répondre au téléphone / demandes de renseignements, responsable du courrier et des courriers.

• Mettre en place et / ou exécuter des systèmes pour le bureau, le matériel de bureau et les espaces (tâches quotidiennes / inventaire / déconnexion du matériel)

• Configurer les nouveaux employés pour le travail (bureau, codes d’alarme, ordinateurs, etc.)

• Responsable des «procédures de départ» des employés (comment enregistrer des fichiers, laisser le bureau en ordre, restituer les clés, sauvegarder les courriels, etc.)

• Coordonnateur informatique (dépanner des problèmes informatiques et consulter au besoin des spécialistes en informatique).

• Entretien du bureau (rangement, garder la cuisine en ordre, commander des fournitures de bureau, des fournitures de cuisine, etc.)

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

• Maîtrise de la suite MS Office

• Permis de conduire et voiture, un atout!

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Lieu de travail : Montréal

Date d’entrée en fonction : 7 Janvier 2019

Merci d’envoyer votre CV à : recruiter@apartment11.tv et indiquez OFFICE MANAGER dans l’objet avant le 15 décembre.

Veuillez noter que seules les candidatures selectionées seront contactées pour une entrevue.

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Apartment 11 Productions is seeking an Office Manager

In this full-time position, the Office Manager will provide administrative support to the office as well as to the President and Executive Producer of Apartment 11 Productions, a Montreal-based producer of internationally top-rated programs for families, kids and adults.

Are you interested in starting a new challenge in a fast-moving creative environment?

Are you excellent at performing a wide variety of administrative support services, ranging from complex to routine, all of which contribute to the efficient and professional operation of the company?

Are you results-oriented and have previously demonstrated the ability to effectively prioritize workflow?

Time Management

• Manage, maintain, and assist with time management of the President’s schedule

• Co–‐ordinate schedules, appointments, reservations and travel arrangements.

Organization

• Open, sort and distribute incoming correspondence (including mail and email) for President.

• Plan, organize and coordinate functions and special events, including scheduling all meetings at business markets.

• Assistance with promotion materials, publicity for company and programs

• Keep the online file sharing system (Dropbox, One note) up to date. Communication

• Prepare and/or edit internal and external correspondence (emails, memos, letters) and maintain files.

• Prepare agendas and make arrangements for meetings as required.

• Assist with the preparation of business presentations.

• Respond to routine inquiries on behalf of the President.

• Screen phone calls and arrange and initiate conference calls/Skype calls.

Office administration duties

• Organize 5 à 7 screenings / office gatherings

• Answer phone/inquiries, responsible for mail and couriers.

• Set up and/or execute systems for the office, office equipment and space (daily routines / inventory / sign–‐out of equipment) keys, save email, etc.)

• IT Coordinator (troubleshoot computer issues and consult with I.T. specialists when necessary Office Maintenance (tidying up, keeping kitchen in order, ordering office supplies, kitchen supplies, etc.)

• Car and driver’s license an asset!